👋 Vom ersten Tag an den richtigen Ton setzen: Onboarding bei Probatix
Onboarding - die beste Gelegenheit, einen guten Eindruck zu hinterlassen! Bei Probatix sehen wir diesen Prozess als ersten wichtigen Schritt für eine tolle und bleibende Mitarbeitererfahrung.
Dies ist ein großer Teil unserer Talent Beschaffungsstrategie, da es sicherstellt, dass unsere neuen MitarbeiterInnen sich von Anfang an willkommen fühlen. Mit den richtigen Mitteln und Kenntnissen einen guten Start zu haben.
In diesem Sinne nutzen wir den 30-60-90 Plan, um sicherzustellen, dass neue MitarbeiterInnen eine klare Struktur haben, dem sie folgen können um die Onboarding Erfahrung zu erweitern: in den ersten 30 Tage liegt der fokus auf die Unternehmensprozesse, -kultur und -ziele, gefolgt von einer Verlagerung hin zur Übernahme von mehr Verantwortung und Eigenverantwortung bis zur 60-Tage-Marke um schließlich vollständig in das Team integriert und in der Lage zu sein, komplexe Projekte zu leiten.
Auch wenn Startups dazu neigen, schnelllebig zu sein und manchmal die Bedeutung des Onboardings übersehen (aufgrund begrenzter Zeit und Ressourcen), führt eine Investition in dieser Phase langfristig zu Zeit- und Kosteneinsparungen. Aus dieser Überzeugung heraus bereiten wir neue Mitarbeiter so vor, dass sie sich motiviert fühlen und schon früh einen wertvollen Beitrag zum Team leisten können.
Wir haben positives Feedback von neuen Mitarbeitern erhalten, die es zu schätzen wissen, dass "von Anfang an ein klares Gefühl des Stolzes auf die Mission und des Produkts im Team vorhanden ist, sowie eine Offenheit für Veränderungen, wenn diese notwendig sind" - dieses Feedback unterstützt unser Engagement, die erste Phase eines neuen Teammitglieds kontinuierlich zu verbessern.
Unser People & Culture Team hat die Onboarding-Strategie im Hinblick auf bestimmte Anforderungen entwickelt, die zu großartigen Ergebnissen geführt haben:
- Bewältigen der Aufgaben Erwartungen von Anfang an, so dass neue MitarbeiterInnen sich in ihrer neuen Rolle sicher fühlen können.
- Vorstellung neuer MitarbeiterInnen mit ihren KollegInnen und Vorgesetzten, damit sie sich in ihrem Arbeitsumfeld wohl fühlen.
- Bereitstellung aller erforderlichen Informationen und Hilfsmittel (vom Login über gemeinsame Arbeitsbereiche bis hin zu Schulungsmaterialien), damit sie ihr Wissen sofort erweitern können und über Informationen und Projekte des Unternehmens informiert sind.
- Dies ist die erste Gelegenheit, die wir haben, um unsere auftragsorientierte Denkweise zu vermitteln und zu zeigen, wie jeder Einzelne einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unserer Vision leisten kann. Motivation und Mitarbeiterbindung beginnen genau hier!
Der Einstieg in einen neuen Job kann in der Tat überwältigend sein - es geht um neue Prozesse, neue Menschen, neue Räume und manchmal auch um völlig neue Aufgaben und Hintergründe... Wir wissen, dass das eine Menge ist!
👀 Erste Eindrücke - Pre-Boarding bei Probatix
Schon bevor ein neuer Mitarbeiter anfängt, stellen wir sicher, dass es einen Kommunikationsfluss gibt und dass wir alle notwendigen Informationen haben, um ihm die bestmögliche Erfahrung zu bieten - angefangen bei unserer Willkommensbox mit einem nützlichen Kit für den Arbeitsalltag, aber auch einige andere Geschenke, um die Erfahrung etwas aufzulockern.
Neben dem Zugang zu unserer People & Culture-Seite, auf der Neuankömmlinge von Anfang an Informationen austauschen und um Unterstützung bitten können, sammeln wir wichtige Details über Bedürfnisse und Vorlieben sowie alle notwendigen persönlichen Informationen und Dokumente. Auf diese persönliche Art und Weise betreut das People & Culture Team neue Mitarbeiter.
Während des Pre-Boardings beginnen wir mit der Vorstellung: Wir teilen einige Informationen über uns mit, und unser neuer Teilnehmer wird gebeten, etwas über sich selbst zu erzählen. Wir stellen auch einen kurzen Reiseplan für die ersten Tage zur Verfügung, damit sie sich entsprechend vorbereiten können.
👣 Orientierung - Sich bei Probatix wohlfühlen
Am ersten Tag heißen wir die Person herzlich willkommen und helfen ihm/sie beim Einrichten seiner/ihrer Büromaterialien, bevor er mit dem Team zum ersten lockeren Mittagessen zusammenkommt.
Wir stellen sicher, dass sie die Kultur, die Werte und die Mission von Probatix kennenlernen, damit sie verstehen, wofür wir stehen und wie sie sich einfügen - all dies wird durch ein “First Day Quiz” unterstützt: eine dynamische Art, uns und unsere Geschichte kennenzulernen. Sie haben sofortigen Zugang zu unserem Mitarbeiterhandbuch - unserem kleinen Leitfaden für Neuankömmlinge, in dem sie unsere wichtigsten Informationen und Einblicke (wie z. B. unseren Leitfaden "Willkommen in Berlin") finden können.
Am zweiten Tag des Onboardings geht es darum, unsere Produkte vorzustellen und sich mit dem Onboarding Manager zu treffen, der unser "First Day Quiz" durchläuft, um die Geschichte on Probatix und das Produkt näher zu erläutern.
Auch in der ersten Woche lernen die neuen MitarbeiterInnen mit dem People & Culture Team unsere internen Prozesse kennen und haben die Möglichkeit, unseren CEO und COO, Daniel und Philipp, auszutauschen.
Nach der ersten Woche findet ein Gespräch mit dem Onboarding-Manager statt: Dabei geht es um die Fortschritte des neuen Mitarbeiters und die Festlegung von Zielen für die Zukunft. Bei diesem Gespräch geht es nicht um die Arbeit oder die Aufgaben, sondern darum, wie sich das neue Teammitglied in den ersten Tagen gefühlt hat und ihm/ihr noch fehlt und was wir noch besser machen können.
💡 Schulung - Das Wichtigste bei Probatix
In den ersten Wochen nach der Einstellung erhalten unsere neuen Mitarbeiter eine Schulung zu den benötigten Tools und Systemen sowie eine Schulung zu technischen und sozialen Kompetenzen, je nach Fall und möglichen Anforderungen (z. B. Führung).
Sie erhalten Zugang zu allen notwendigen Ressourcen und Materialien, wie z. B. Schulungshandbücher und unbegrenzte Online-Kurse über Udemy. Außerdem geht es an diesen Tagen darum, sich einzuleben und mit den neuen Kollegen in Kontakt zu kommen, was die Möglichkeit bietet, starke Beziehungen innerhalb des Teams aufzubauen - da wir mindestens ein kleines Team Event pro Monat haben, gibt es keinen Mangel an Gelegenheiten!
👥 Leistung und Feedback - Laufende Betreuung bei Probatix
Nach dem ersten Monat findet eine allgemeine Bewertung statt: Zu diesem Zeitpunkt ist der Teamleiter zuständig, und das Feedback konzentriert sich auf die geleistete Arbeit und das Verständnis des Unternehmens und der Aufgaben.
Wir verpflichten uns, unsere neuen Mitarbeiter kontinuierlich zu unterstützen, um sicherzustellen, dass sie sich wohl fühlen und alles haben, was sie für ihren Erfolg brauchen. Dazu gehören regelmäßige Besprechungen mit dem Vorgesetzten und in den meisten Fällen auch die Betreuung durch erfahrene Teammitglieder.
Wie bereits erwähnt, sammeln wir von Anfang an Feedback, damit wir diesen Prozess weiter verbessern können. Wir bewerten auch die Leistung und geben neuen Teammitgliedern Feedback, damit sie wissen, wo sie sich besonders gut entwickeln und wo sie sich noch verbessern können.
Das Ergebnis?
Unser Onboarding-Prozess hat den neuen MitarbeiterInnen erfolgreich dabei geholfen, sich einzuarbeiten und produktive Mitglieder unseres Teams zu werden. Wir haben positives Feedback von unseren Mitarbeitern erhalten, die zu schätzen wissen, wie gründlich und unterstützend der Prozess ist, und wir sind bestrebt, ihn kontinuierlich zu verbessern.
Wir freuen uns, dass wir durch die Priorisierung dieses Prozesses als eine der wichtigsten Säulen unserer Personal- und Kulturstrategie nicht nur unserem Team helfen können, sein volles Potenzial auszuschöpfen, sondern auch eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums fördern können, von der alle bei Probatix profitieren